Regulamin

REGULAMIN IV Kongresu Zagranicznych Badaczy Dziejów Polski

IV KONGRESU ZAGRANICZNYCH BADACZY DZIEJÓW POLSKI

19-22 października 2022 roku

(„Regulamin”)

§ 1 Termin i czas trwania

Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników IV Kongresu Zagranicznych Badaczy Dziejów Polski (zwanego dalej „Konferencją”), który odbędzie się w dniach 19-22.10.2022 r., stacjonarnie w Krakowie, na terenie Auditorium Maximum Uniwersytetu Jagiellońskiego (ul. Krupnicza 33), Instytutu Orientalistyki UJ (w Collegium Paderevianum UJ ul. A. Mickiewicza 9, 33332 Kraków), Międzynarodowego Centrum Kultury w Krakowie (Rynek Gł. 25, 31-008 Kraków).
Organizatorami Konferencji są Uniwersytet Jagielloński – Wydział Historyczny, ul. Gołębia 24, 31007 Kraków (zwany dalej „Uniwersytetem”) oraz Uniwersytet Pedagogiczny im. KEN- ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, Polskie Towarzystwo Historyczne – Oddział w Krakowie- ul. Gołębia 13, 31-007 Kraków, Muzeum Krakowa- ul. Rynek Główny 35, 31-011 Kraków, Muzeum Historii Polski- ul. Mokotowska 33/35, 00-560 Warszawa, Międzynarodowe Centrum Kultury w

Krakowie- Rynek Główny 25, 31-008 Kraków (zwani dalej łącznie z Uniwersytetem „Organizatorami”).

Patronat nad Konferencją sprawuje Rektor Uniwersytetu Jagiellońskiego, Rektor Uniwersytetu Pedagogicznego im. KEN, Marszałek Senatu Rzeczypospolitej Polskiej i Prezydent Miasta Krakowa (zwani dalej „Patronem”).
Opiekę naukową nad przebiegiem Konferencji sprawuje Komitet Honorowy powołany przez Organizatorów (zwany dalej „Komitetem Honorowym”).
Uczestnikiem Konferencji jest każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która najpóźniej do dnia 7.10.2022 r. zgłosiła chęć udziału w Konferencji w sposób, o którym mowa w § 2 Regulaminu i zaakceptowała zasady uczestnictwa w Konferencji, o których mowa w Regulaminie (zwana dalej „Uczestnikiem”).
W Konferencji może wziąć udział także niepełnoletnia osoba fizyczna będąca uczniem szkoły ponadpodstawowej, pod warunkiem zapewnienia jej opieki nauczyciela przez cały czas jej uczestnictwa w Konferencji. Osoby niepełnoletnie zgłasza do udziału w Konferencji nauczyciel w sposób, o którym mowa w § 2 Regulaminu, najpóźniej do dnia 7.10.2022r. Rejestrując uczestnictwo grupy uczniów w Konferencji, nauczyciel podaje w treści formularza rejestracyjnego swoje dane oraz liczebność grupy uczniów pozostającej pod jego opieką, a ponadto potwierdza zapoznanie się z treścią Regulaminu i akceptację jego postanowień oraz pozyskanie od opiekunów prawnych niepełnoletnich uczniów na rzecz Organizatora zezwoleń, o których mowa w § 7 Regulaminu i zapoznanie ich z informacją o przetwarzaniu danych osobowych, o której mowa w § 8 Regulaminu.
Regulamin jest udostępniany Uczestnikom na stronie internetowej Konferencji pod adresem: ……………….. (zwanej dalej „Stroną Konferencji”), w wersji polskojęzycznej/ i anglojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany, w szczególności w celu dopasowania formuły Konferencji do obowiązujących w jej trakcie ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, zmiany programu Konferencji, zwiększenia środków bezpieczeństwa towarzyszących Konferencji. Zmiana Regulaminu wejdzie w życie w ciągu 7 dni od chwili jego publikacji na Stronie Konferencji. W odniesieniu do Uczestników, którzy zaakceptowali Regulamin zmiana wejdzie w życie w ciągu 7 dni od poinformowania ich o zmianie Regulaminu i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany terminu oraz formuły Konferencji w sytuacji gdy jej przeprowadzenie w terminie oraz formie, o których mowa w ust. 1 powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatorów, w szczególności z powodu ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Zmiana terminu lub/oraz formuły Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Konferencji.
Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. W razie wprowadzenia zmian, Organizatorzy poinformują o tym niezwłocznie na Stronie Konferencji.

§ 2 Rejestracja udziału w Konferencji

Udział w Konferencji jest nieodpłatny dla uczestników prezentujących wykłady i postery , a także dla studentów szkół wyższych, uczniów i nauczycieli szkół ponadpodstawowych, osób zaangażowanych w organizację Konferencji. Udział w Konferencji jest odpłatny dla pozostałych Uczestników, z tym że uczestnicy studiów doktoranckich lub szkół doktorskich ponoszą opłatę ulgową. Udział w Konferencji wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz rejestracyjny (zwany dalej „Formularzem”) dostępny na stronie http://coph2022.pl (zwanej dalej „Stroną rejestracyjną”), w którym osoba chcąca uczestniczyć w Konferencji będzie zobowiązana wskazać następujące dane: imię i nazwisko, adres mailowy, kraj, dzień/dni, w których będzie brać udział w Konferencji, charakter uczestnictwa.
Szczegółowy sposób rejestracji uczestnictwa w Konferencji, terminy rejestracji i wysokość Opłaty rejestracyjnej pobieranej od poszczególnych grup uczestników, o których mowa w ust. 1 powyżej (zwanej dalej „Opłatą”) oraz sposób jej uiszczenia zostały podane na Stronie Konferencji.
W razie rezygnacji z udziału w Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym Organizatora poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e- mail: konferencje@uj.edu.pl. Uczestnikowi, który przed dniem 31.08.2022 r. zrezygnuje z udziału w Konferencji, w sposób, o którym mowa w niniejszym ustępie, Organizator zwróci Opłatę (zwrotowi nie podlegają opłaty bankowe). Rezygnacja z udziału w Konferencji dokonana po 31.08.2022 r. będzie skutkowała brakiem zwrotu uiszczonej przez Uczestnika Opłaty.
Za pośrednictwem Formularza Uczestnik może zadeklarować chęć wzięcia udziału w imprezach towarzyszących Konferencji tj. w koncercie wokalno-organowym w dniu 20.10.2022r. (zwanym dalej „Koncertem”) oraz wycieczkach i wyjściach do muzeów w dniu 22.10.2022 r. (zwanych dalej „Wycieczkami”). Szczegółowe informacje na temat godziny i miejsca Koncertu oraz Wycieczek i zasad uczestnictwa w nich zostaną podane na Stronie Konferencji.
Organizator nie odpowiada za podanie przez Uczestnika błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
W Konferencji może wziąć udział maksymalnie 600 Uczestników; w Bankiecie może wziąć udział maksymalnie 250 Uczestników, tj. wszyscy Prelegenci, którzy potwierdzili Organizatorom udział w Bankiecie i wybrani Uczestnicy imiennie zaproszeni przez Organizatorów (zwani dalej „Uczestnikami Bankietu”). W Koncercie oraz w Wycieczkach może wziąć udział każdy Uczestnik Konferencji po uprzednim zgłoszeniu Organizatorom takiej woli za pośrednictwem Formularza.
O przyjęciu zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń. Uczestnik otrzyma od Organizatora wiadomość e-mail z informacją o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu go do uczestnictwa w Konferencji. Wskazane w ust. 6 powyżej limity uczestników Konferencji/ Bankietu/ Koncertu/ Wycieczek mogą ulec zmianie w związku z sytuacją epidemiologiczną panującą w trakcie Konferencji i związanymi z nią ograniczeniami, nakazami i zakazami. O zmianie limitów Organizator niezwłocznie powiadomi na Stronie Konferencji. W razie konieczności ograniczenia liczby Uczestników Konferencji oraz Bankietu/ Koncertu/ Wycieczek, Organizator w ramach dostępnych limitów ponownie zakwalifikują Uczestników biorąc pod uwagę kolejność dokonywanych przez nich zgłoszeń- w przypadku uczestnictwa w Konferencji, Wycieczkach i Koncercie oraz w przypadku uczestnictwa w Bankiecie. Organizator poinformuje wiadomościami e-mail, Uczestników, którzy w związku ze zmianą limitów nie będą mogli wziąć udziału Konferencji i/lub wziąć udziału w Bankiecie/ Koncercie/ Wycieczkach.

Uczestnik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i akceptację postanowień Regulaminu, która jest równoznaczna z udzieleniem przez Uczestnika zezwoleń, licencji i upoważnień, o których mowa w Regulaminie, a także stanowi zobowiązanie do uiszczenia Opłaty (w przypadku osób, których udział w Konferencji jest odpłatny). Rejestracja uczestnictwa w Konferencji zostaje dokonana w momencie uzupełnienia danych Uczestnika w treści Formularza oraz przesłania go przez Uczestnika wraz ze zgodami, o których mowa w § 5-8 za pomocą systemu rejestracyjnego znajdującego się na Stronie Konferencji.
W przypadku niepełnoletniego Uczestnika, rejestrację uczestnictwa w Konferencji uznaje się za dokonaną z chwilą uzupełnienia przez nauczyciela treści Formularza danymi o których mowa w § 1 ust. 6 Regulaminu, potwierdzenia przez nauczyciela zapoznania się z Regulaminem i akceptacji postanowień Regulaminu, która jest równoznaczna z udzieleniem przez niego zezwoleń, licencji i upoważnień, o których mowa w Regulaminie oraz potwierdzenia przez nauczyciela faktu pozyskania przez niego od opiekunów prawnych niepełnoletnich uczniów zezwoleń na wykorzystanie ich wizerunków w zakresie, o którym mowa w § 7 Regulaminu i zapoznania opiekunów prawnych niepełnoletnich uczniów z treścią § 8 Regulaminu, poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w treści Formularza, a następnie przesłania uzupełnionego Formularza za pomocą systemu rejestracyjnego znajdującego się na Stronie Konferencji. Uczestnik nabywa miejsce udziału w Konferencji z chwilą otrzymania potwierdzenia rejestracji.

§ 3 Ogólne zasady udziału w Konferencji

W trakcie Konferencji odbędzie się ok. 30 sesji i paneli tematycznych, w ramach których wygłoszone zostaną wykłady (zwane dalej „Wykładami”) oraz przedstawione postery (zwane dalej „Posterami”). Konferencja zostanie przeprowadzona w językach polskim i angielskim. Szczegółowe informacje i dokładny program Konferencji dostępny jest na Stronie Konferencji.
Uczestnik po zakończeniu Wykładu może zgłosić wolę zadawania pytań poprzez zgłoszenie się do dyskusji. Organizator, biorąc pod uwagę planowany czas trwania Wykładów, jak również harmonogram Konferencji zdecyduje o liczbie zadawanych pytań i o ich treści.
Przebieg Konferencji zostanie utrwalony w postaci fotorelacji (zwanej dalej „Fotorelacją”), w postaci nagrania audiovideo (zwanego dalej „Nagraniem”) może zostać także utrwalona sesja inauguracyjna. Nagranie i/ lub Fotorelacja mogą zostać udostępniane na stronie Konferencji oraz na stronach każdego z Organizatorów, na Stronie Ministra Edukacji i Nauki, na stronie www.polona.pl i w ich mediach społecznościowych, nieograniczonemu kręgowi odbiorców.
Organizator Konferencji udostępniając Uczestnikom materiały konferencyjne, w tym książkę abstraktów (zwane dalej „Materiałami konferencyjnymi”) zwraca szczególną uwagę na konieczność respektowania przez Uczestników praw własności intelektualnej. Uczestnicy zobowiązują się do wykorzystywania Materiałów konferencyjnych udostępnionych im przez Organizatora wyłącznie w zakresie własnego użytku osobistego. Modyfikowanie, kopiowanie, przesyłanie, publiczne odtwarzanie oraz wszelkie wykorzystywanie tych Materiałów konferencyjnych do celów komercyjnych wymaga wyrażenia uprzedniej, pisemnej zgody przez Organizatora lub przez inny uprawniony podmiot. Uczestnicy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku ich zachowania sprzecznego z powyższym zastrzeżeniem.

Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:

§ 4 Prawa i obowiązki Uczestników stacjonarnych i Uczestników Bankietu

Uczestnik po przybyciu na miejsce Konferencji zobowiązany jest do potwierdzenia na stanowisku recepcyjnym znajdującym się w budynku, w którym odbywa się dana sesja lub panel tematyczny, swojego osobistego uczestnictwa w Konferencji. Przybycie niepełnoletnich Uczestników potwierdza nauczyciel, pod którego opieką pozostają ci Uczestnicy.
Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja i/lub Bankiet/ Koncert/ Wycieczka oraz obowiązujących w tym czasie zasad reżimu sanitarnego.
Nauczyciel, pod którego opieką podczas Konferencji pozostają niepełnoletni uczniowie ponosi odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo jak też za przestrzeganie przez nich postanowień niniejszego Regulaminu, stosowanie się przez nich do zaleceń Organizatorów oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek oraz za wszelkie szkody na osobach i mieniu spowodowane przez niepełnoletnich Uczestników.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji i/lub Bankietu/ Koncertu/ Wycieczki oraz za rzeczy pozostawione w odzieży lub plecakach/torebkach/walizkach oddanych do szatni, a także w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie Konferencji, Koncertu, Wycieczek, Uniwersytetu Jagiellońskiego, Międzynarodowego Centrum Kultury i Pałacu Wielopolskich (siedziby Urzędu Miasta Krakowa), w którym odbędzie się Bankiet.
Personel Konferencji w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania obowiązujących w dniu Konferencji zasad reżimu sanitarnego jest uprawniony do:
d) podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatorów lub godzące w ich wizerunek.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, nie stosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatorów oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Konferencji, Organizatorzy mogą korzystać z monitoringu obejmującego cały teren Konferencji, jak i jego poszczególne fragmenty. Zasady stosowania monitoringu przez Uniwersytet określa zarządzenie nr 34 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 16 maja 2019 roku w sprawie: Regulaminu monitoringu wizyjnego na Uniwersytecie Jagiellońskim z późn. zm., dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązanyjest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.

§ 5 Wykłady, Plakaty, Abstrakty

Dokonując rejestracji uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Formularza, osoba wyznaczona wcześniej przez Organizatorów do wygłoszenia Wykładu (zwana dalej „Prelegentem”) przesyła Organizatorom abstrakt swojego Wykładu (zwany dalej „Abstraktem”). Zgłoszenia Prelegentów wraz z Abstraktami przyjmowane są w terminie do dnia 15.07.2022 r.
Prelegent do dnia 15.09.2022 r. zobowiązany jest do dostarczenia Organizatorom oraz Moderatorowi sesji, w której bierze udział, wskazanemu na Stronie Konferencji, roboczą wersję swojego Wykładu w formie pliku tekstowego w formacie Word. Treść roboczej wersji Wykładu dostępna będzie dla pozostałych zarejestrowanych Uczestników Konferencji po zalogowaniu się na Stronie Konferencji.
Dokonując rejestracji uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Formularza, osoba wyznaczona wcześniej przez Organizatorów do zaprezentowania Posteru (zwana dalej „Referentem”) przesyła Organizatorom abstrakt swojego Posteru (zwany dalej „Abstraktem”). Zgłoszenia Referentów wraz z Abstraktami przyjmowane były w terminie do dnia 30.04.2022 r.

Referent do dnia 30.07.2022 zobowiązany jest do dostarczenia Organizatorom ostatecznej wersji swojego Posteru w formie pliku w formacie pdf, poprzez przesłanie go na adres: ivkongresu@uj.edu.pl, w oparciu o który Organizatorzy przygotują wydruk Posteru na potrzeby jego prezentacji w ramach Konferencji.
Podjęcie przez Uczestnika działań, o których mowa w ust. 1 – 4 powyżej, jest wyrazem udzielenia Organizatorom – każdemu z osobna, niewyłącznej, nieograniczonej czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji na korzystanie z Abstraktu, Posteru i roboczej wersji Wykładu, o zakresie i na polach eksploatacji analogicznych do tych, o których mowa w § 6 ust. 5-6 Regulaminu, z prawem udzielania sublicencji na rzecz podmiotów trzecich o zakresie analogicznym do zakresu licencji, na cele przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia Konferencji, opracowania Materiałów konferencyjnych, w tym książki abstraktów. Do Abstraktu i roboczej wersji Wykładu stosuje się odpowiednio postanowienia § 6 ust. 1-3 i 7-8 Regulaminu.
Wygłoszenie Wykładu, prezentacja Posteru jak i udzielenie Organizatorom zezwoleń, upoważnień i licencji, o których mowa w § 5- 7 Regulaminu, w tym na Korzystanie z Abstraktu, Posteru, Wykładu (w tym jego roboczej wersji) i wizerunku Prelegenta/ Referenta, w zakresie i na wszystkich wskazanych tam polach eksploatacji jest nieodpłatne i następuje na cele statutowe Organizatorów.
Udzielenie Organizatorom zezwoleń, licencji, upoważnień, o których mowa w § 5- 7 Regulaminu jest dobrowolne, ale konieczne do zaprezentowania Wykładu i/lub Posteru.

§ 6 Prawa autorskie

Prelegent/ Referent ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść Wykładu/ Posteru.
Prelegent/ Referent zobowiązuje się do opracowania i prezentacji autorskiego Wykładu/ Posteru i gwarantuje, że Wykład/ Poster nie będzie naruszał praw i dóbr osobistych osób trzecich, zawierał tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie w treści Wykładu/ Posteru ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi, a także prezentowanie innej tematyki zakazanej przez powszechnie obowiązujące przepisy.
Jeżeli jakąkolwiek część Wykładu/ Posteru stanowić będą elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały Prelegentowi/ Referentowi, Prelegent/ Referent gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia Wykładu/ prezentacji Posteru i udzielenia Organizatorom – każdemu z nich oddzielnie, Licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatorów dodatkowych zgód i zezwoleń.

Z chwilą wygłoszenia Wykładu, Prelegent udziela każdemu Organizatorowi oddzielnie, niewyłącznej licencji na korzystanie z Wykładu, w zakresie jego publicznej prezentacji Uczestnikom Konferencji przez Prelegenta.
Z chwilą przesłania Organizatorom Posteru stosownie do postanowień § 5 ust. 4 Regulaminu, Referent udziela każdemu Organizatorowi oddzielnie, niewyłącznej, nieograniczonej czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji na korzystanie z Posteru w szczególności w zestawieniu z elementami dowolnie wybranymi przez Organizatorów, m.in. Posterami innych Referentów, z prawem udzielania przez każdego ze Organizatorów sublicencji o zakresie analogicznym do zakresu licencji. Przedmiotowa licencja obejmuje korzystanie z Posteru na następujących polach eksploatacji:
1. a) utrwalanie i zwielokrotnianie w całości lub w części poprzez wytworzenie egzemplarzy Posteru jakąkolwiek techniką drukarską, zapisu magnetycznego, wszelkimi technikami graficznymi oraz techniką cyfrową;
2. b) obrotu egzemplarzami, na których Poster utrwalono poprzez wprowadzenie ich do obrotu, użyczenie lub najem egzemplarzy;
3. c) rozpowszechnianie poprzez publiczne wystawianie, wyświetlanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym, a w szczególności przez wprowadzenie do pamięci komputera, umieszczenie Posteru w sieci internetowej, w tym na stronie internetowej Ministra Edukacji i Nauki i w administrowanym przez Bibliotekę Narodową serwisie Cyfrowa Biblioteka Narodowa POLONA (pod adresem: www.polona.pl);
4. d) wykorzystanie Posteru poprzez umieszczenie/naniesienie na rzeczach ruchomych lub nieruchomościach;
5. e) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia Posteru w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie;
6. f) tworzenia i rozpowszechniania utworów zależnych Posteru, w tym opracowanie odmiennych formatów wizualnych lub przestrzennych Posteru i korzystanie z tak powstałych utworów zależnych w zakresie i na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszym paragrafie, w tym na potrzeby organizacji i przeprowadzenia Konferencji;
1. g) modyfikowanie Posteru w całości lub części oraz dokonywanie jego opracowań w całości lub części, w tym m.in. prawo do korekty, dokonywania przeróbek i zmian całości Posteru lub jego pojedynczych elementów, w szczególności w zakresie potrzebnym do stworzenia wydruku Posteru na potrzeby jego wystawienia podczas Konferencji.
Licencja, o której mowa w ust. 5 powyżej obejmuje także prawo wykonywania przez Organizatorów- każdego z osobna i osoby działające na ich rzecz praw zależnych do Posteru, na wszystkich polach eksploatacji, o których mowa w ust. 5 powyżej, w tym w szczególności prawo do wprowadzania zmian w Posterze i wykonywania jego opracowań, korzystania i rozporządzania utworami zależnymi oraz prawo do zezwalania osobom trzecim na wykonywanie autorskich praw zależnych do Posteru o zakresie analogicznym do tego z którego korzystają Organizatorzy.
Prelegent/ Referent upoważnia Organizatorów- każdego z nich osobno, oraz podmioty, którym udzielą oni dalszych upoważnień, do wykonywania przysługujących mu autorskich praw osobistych do Wykładu/ Posteru, a w szczególności prawa do nienaruszalności treści i formy Wykładu/ Posteru oraz jego rzetelnego wykorzystania, decydowania o pierwszym udostępnieniu Wykładu/ Posteru publiczności, nadzoru nad sposobem korzystania z Wykładu/ Posteru oraz decydowania o sposobie oznaczenia autora Wykładu/ Posteru i zobowiązuje się do niewykonywania tych praw względem Organizatorów oraz upoważnionych przez nich podmiotów, z tym zastrzeżeniem, że Organizatorzy na życzenie Prelegenta/ Referenta i w miarę możliwości zobowiązani są uszanować życzenie Prelegenta/ Referenta co do oznaczenia go jako osoby prezentującej/ autora Wykładu/ Posteru. Niniejsze upoważnienie udzielone zostaje bez ograniczeń czasowych, terytorialnych, ilościowych i jakościowych.
W razie zgłoszenia przez osoby trzecie w stosunku do któregokolwiek z Organizatorów i/lub podmiotów działających na jego/ ich rzecz i/lub do podmiotów upoważnionych przez niego/ nich do korzystania z Wykładu i/ lub Posteru (zwanych dalej „Podmiotami uprawnionymi”), roszczeń mających związek z Wykładem i/ lub Posterem lub ich poszczególnymi elementami, Prelegent/ Referent:
1. b) będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora i/lub Podmioty uprawnione z tytułu wystąpienia wobec nich z roszczeniami, o których mowa w pkt a) powyżej, w tym przede wszystkim, choć nie wyłącznie, za szkody związane z roszczeniem o odszkodowanie za bezprawne wykorzystanie Wykładu (w tym jego wersji roboczej) i/lub Posteru lub bezprawne wykorzystanie ich poszczególnych elementów.

§ 7 Wizerunek

Organizatorzy będą utrwalali przebieg Konferencji za pomocą urządzeń rejestrujących obraz- w formie Fotorelacji oraz przebieg sesji inauguracyjnej za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz- w postaci i Nagrania- dla celów edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji każdego z Organizatorów, Patronów Konferencji, Ministra Edukacji i Nauki i samej Konferencji.
Uczestnik deklarując w Formularzu chęć udziału w Konferencji, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo, zgodę na wykorzystanie jego wizerunku, w celach wskazanych w ust. 1 powyżej, bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez utrwalenie wizerunku Uczestnika w Fotorelacji i/lub w Nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego w wyżej wskazany sposób, bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania, w tym w szczególności w sieci Internet, na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatorów, Patronów, Ministra Edukacji i Nauki, na stronie www.polona.pl oraz na innych stronach internetowych, w serwisach Organizatorów, Patronów, w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych, na wydarzeniach promocyjnych Organizatorów, Patronów i Ministra Edukacji i Nauki.
Uczestnik będący Prelegentem/ Referentem, potwierdzając wolę wygłoszenia Wykładu/ prezentacji Posteru i przesyłając w tym celu Organizatorom Abstrakt, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo, zgodę na wykorzystanie jego wizerunku, w celach wskazanych w ust. 1 powyżej, bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez utrwalenie wizerunku Prelegenta/ Referenta w Fotorelacji i/ lub Nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Prelegenta/ Referenta utrwalonego w wyżej wskazany sposób bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania, w tym w szczególności w sieci Internet, na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatorów/ Patronów, Ministra Edukacji i Nauki, na stronie www.polona.pl oraz na innych stronach internetowych, na profilach Organizatorów/ Patronów w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych, na wydarzeniach promocyjnych Organizatorów/ Patronów, Ministra Edukacji i Nauki.
Wykorzystanie wizerunku Uczestnika, o którym mowa w § 1 ust. 6 Regulaminu w celach i w sposób, o którym mowa w ust. 2 powyżej i na zasadach określonych w niniejszym paragrafie, następuje na podstawie zezwoleń jego opiekuna prawnego pozyskanych przez nauczyciela pod opieką którego pozostaje niepełnoletni uczestnik w trakcie Konferencji. W razie zgłoszenia wobec któregokolwiek z Organizatorów lub upoważnionych przez niego podmiotów roszczeń pozostających w związku z wykorzystaniem wizerunku niepełnoletniego ucznia, postanowienia § 6 ust. 8 Regulaminu stosuje się odpowiednio.
Uczestnik w tym Prelegent i Referent jest świadomy, że Fotorelacja i Nagranie sesji inauguracyjnej zmogą zostać udostępnione w Internecie, w szczególności na stronie Konferencji, stronach Organizatorów/ Patronów/ Ministra Edukacji i Nauki, na stronie www.polona.pl oraz w ich mediach społecznościowych i serwisach internetowych, dla nieograniczonej ilości osób.
W związku z wykorzystaniem wizerunku Uczestnik, w tym Prelegent i Referent nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci Fotorelacji i/lub Nagrania, w których został on wykorzystany oraz prawa każdorazowego wskazywania go jako osoby uwidocznionej w Fotorelacji i/lub w Nagraniu, a w szczególności wskazywania jego imienia i nazwiska.
Konferencja może być utrwalana w formie audiovideo na potrzeby Nagrania i fotografowana w postaci Fotorelacji jedynie przez Organizatorów. Zakazane jest nagrywanie i wykonywanie zdjęć przez Uczestników podczas Konferencji bez uprzedniej zgody Organizatorów.
Organizatorzy- każdy z osobna mają prawo upoważnić inne podmioty do korzystania z wizerunku na zasadach określonych w niniejszym zezwoleniu.

§ 8 Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) Uniwersytet Jagielloński informuje, że:

Administratorem danych osobowych Uczestnika są:
1. a) Polskie Towarzystwo Historyczne – oddział w Krakowie, ul. Gołębia 13, 31-007 Kraków, reprezentowane przez: dr. Marcina Jarząbka – prezesa Oddziału Krakowskiego. Kontakt możliwy jest przez e-mail: marcin.jarzabek@uj.edu.pl.
2. b) Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, reprezentowany przez Rektora UJ. Uniwersytet Jagielloński wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ul. Czapskich 4, 31-110 Kraków. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@uj.edu.pl lub pod nr telefonu 12 663 12 25 – w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 15:00.
3. c) Uniwersytet Pedagogiczny im. KEN, ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, reprezentowany przez Rektora UP. Uniwersytet Pedagogiczny wyznaczył Inspektora Ochrony Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@up.krakow.pl lub pod nr telefonu 12 662 62 06 – w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 15:00.
4. d) Główny 35, 31-011 Kraków, reprezentowane przez dyrektora Muzeum. Muzeum Krakowa wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@muzeumkrakowa.pl lub pod nr telefonu 609-799-666.
5. e) Muzeum Historii Polski w Warszawie, ul. Mokotowska 33/35, 00-560 Warszawa, reprezentowane przez dyrektora Muzeum. Muzeum Historii Polski wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych, Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: daneosobowe[at]muzhp.pl lub pod nr telefonu 534 432 884.
6. f) Międzynarodowe Centrum Kultury, Rynek Główny 25, 31-008 Kraków, reprezentowane przez zastępcę dyrektora MCK ds. programowych. Międzynarodowe Centrum Kultury wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych, Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: rodo@mck.krakow.pl.
Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w celu:
1. a) realizacji umowy, której przedmiotem jest udział w IV Kongresie Zagranicznych Badaczy Dziejów Polski, a także w celu rejestracji uczestnictwa w Konferencji, przyjęcia zgłoszeń Uczestników gotowych do wygłoszenia Wykładu tj. na podstawie art. 6 ust. 1it. b RODO, na postawie umowy zawartej poprzez akceptację Regulaminu. Konferencja organizowana w dniach 19-22.10.2022 przez Wydział Historyczny UJ, Uniwersytet Pedagogiczny im. KEN, Polskie Towarzystwo Historyczne, Muzeum Krakowa, Muzeum Historii Polski, Międzynarodowe Centrum Kultury będzie odbywać się stacjonarnie;
2. b) przeprowadzenia Fotorelacji, Nagrania i live streamingu Konferencji na platformie YouTube PTH oddział Kraków oraz w mediach społecznościowych organizatorów w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora, oraz samej Konferencji, archiwizacji – w odniesieniu danych osobowych Uczestników w postaci wizerunku – na podstawie udzielonej przez nich zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Podanie przez Uczestnika danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. a powyżej jest konieczne do zawarcia umowy, uczestnictwa w Konferencji, opracowania Abstraktu i wygłoszenia Wykładu. Podanie danych osobowych w zakresie wizerunku, o których mowa w pkt. 3 lit. b powyżej jest dobrowolne.
Dane osobowe Uczestnika mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich odbioru na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Odbiorcami danych osobowych Uczestnika będą podmioty zapewniające wsparcie informatyczne i organizacyjne w organizacji Konferencji – w tym podmiot dostarczający oprogramowanie służące rejestracji na Konferencji i live streamingu Konferencji.
Dane osobowe Uczestników nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
Dane osobowe Uczestników przechowywane będą przez okres organizacji Konferencji oraz do czasu dokonania ostatecznego rozliczenia i zamknięcia Konferencji, a także do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z realizacji umowy, o której mowa w ust. 3 lit. a), a w zakresie wskazanym w ust. 3 lit. b) powyżej – do czasy wycofania przez Uczestnika zgody na przetwarzanie danych.
Dane osobowe Uczestnika podane w Formularzu rejestracyjnym nie będą udostępniane osobom trzecim.
Dana osobowa Uczestnika w postaci wizerunku może zostać utrwalona na zdjęciach z Konferencji służących stworzeniu Fotorelacji i Nagrania Wydarzenia i przetwarzana na Stronie Konferencji, na stronie Centrum Promocji i Komunikacji UJ, w serwisach i profilach społecznościowych Organizatora oraz na uniwersyteckich kanałach w mediach społecznościowych (w szczególności Facebook, YouTube, Twitter, Instagram), w sposób umożliwiający dostęp osób trzecich, na cele informacyjne, dokumentacyjne, edukacyjne, dydaktyczne, reklamy i promocji Organizatora, oraz samej Konferencji, a także archiwizacji, w tym na potrzeby relacji z Konferencji – zgodnie z § 7 Regulaminu.
W przypadku Uczestnika, który wyraził chęć wygłoszenia Wykładu jego dane osobowe dobrowolnie wskazane w treści Wykładu będą przetwarzane na Stronie Konferencji na cele informacyjne i dokumentacyjne.
Uczestnik posiada prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody Uczestnik posiada również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych można:
a) przesłać e-mailem na adres: marcin.jarzabek@uj.edu.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Polskie

Towarzystwo Historyczne – oddział w Krakowie, ul. Gołębia 13, 31-007 Kraków,

b) przesłać e-mailem na adres konferencje@uj.edu.pl, pocztą tradycyjną na adres: Uniwersytet Jagielloński – Sekcja ds. konferencji, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, lub wycofać osobiście stawiając się w biurze Sekcji ds. konferencji, ul. Michałowskiego 9/3, pok. 4, Kraków.
c) przesłać e-mailem na adres: iod@up.krakow.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Uniwersytet Pedagogiczny im. KEN, ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków.
d) przesłać e-mailem na adres: iod@muzeumkrakowa.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Muzeum Krakowa, Rynek Główny 35, 31-011 Kraków.
e) przesłać e-mailem na adres: daneosobowe[at]muzhp.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Muzeum Historii Polski w Warszawie, ul. Mokotowska 33/35, 00-560 Warszawa.
f) przesłać e-mailem na adres: rodo@mck.krakow.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Międzynarodowe Centrum Kultury, Rynek Główny 25, 31-008 Kraków.
Dane osobowe Uczestnika nie będą przedmiotem automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.
Uczestnik posiada prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

ZASADNICZA TREŚĆ WSPÓLNYCH UZGODNIEŃ

(wyciąg z umowy o współadministrowanie danymi osobowymi)

Zgodnie z art. 26 RODO informujemy o tym, że współadministratorzy, o tożsamości określonej poniżej, podjęli następujące uzgodnienia:

Współadministratorami danych osobowych Uczestników Konferencji są:

Polskie Towarzystwo Historyczne – oddział w Krakowie, ul. Gołębia 13, 31-007 Kraków, reprezentowane przez prezesa Oddziału Krakowskiego.
Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, reprezentowany przez Rektora UJ. – Uniwersytet Pedagogiczny im. KEN, ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, reprezentowany przez Rektora UP.
Muzeum Krakowa, Rynek Główny 35, 31-011 Kraków, reprezentowane przez dyrektora Muzeum. – Muzeum Historii Polski w Warszawie, ul. Mokotowska 33/35, 00-560 Warszawa, reprezentowane przez dyrektora Muzeum.
Międzynarodowe Centrum Kultury, Rynek Główny 25, 31-008 Kraków, reprezentowane przez zastępcę dyrektora MCK ds. programowych.

Współadministratorzy wspólnie przetwarzają dane osobowe Uczestników Konferencji, w związku z realizacją przypisanych im zadań w organizacji i przeprowadzeniu Konferencji zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych określonymi w art. 5 RODO.
Przekazanie niniejszej informacji stanowi udostępnienie zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów, których tożsamość została wskazana w punkcie pierwszym powyżej, w zakresie współadministrowania przetwarzaniem danych osobowych Uczestników Konferencji i w oparciu o podstawy prawne wskazane w obowiązku informacyjnym kierowanym do Uczestników Konferencji.
Zgodnie ze wspólnymi uzgodnieniami Współadministratorów informujemy, że: 1) Każdy ze Współadministratorów odpowiada za:
posługiwanie się wspólną klauzulą informacyjną o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Współadministratorów, w tym zasadniczą treść ich uzgodnień w zakresie wywiązywania się z obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych;
przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO;
właściwe zabezpieczenie danych osobowych od momentu otrzymania dokumentacji z danymi osobowymi;
realizację praw osób fizycznych, o których mowa w art. 15-22 RODO, z uwzględnieniem możliwych ograniczeń wynikających z przepisów prawa;
prowadzenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych w tym rejestru czynności przetwarzania danych (wymóg art. 30 RODO);
zabezpieczenie danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO w szczególności przed dostępem nieuprawnionych osób;
zgłoszenie – w uzgodnieniu z pozostałymi Współadministratorami – do organu nadzorczego naruszenia, o którym mowa w art. 33 RODO, zaistniałego we własnych strukturach;
zawiadomienie osoby o naruszeniu ochrony danych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Podczas współadministrowania danymi osobowymi, na każdym etapie ich przetwarzania, każdy ze Współadministratorów zapewnia osobom, których dane dotyczą realizację praw przysługujących im na mocy RODO.
W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą skieruje swoje żądanie realizacji prawa bezpośrednio do jednego ze Współadministratorów, każdy z tych Współadministratorów jest odpowiedzialny za niezwłoczne przekazanie żądania osoby, której dane dotyczą do właściwego Współadministratora.
Współadministratorzy utworzyli Punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą – z punktem kontaktowym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: sekretariat.ivkongres@uj.edu.pl, iod@up.krakow.pl, iod@muzeumkrakowa.pl, daneosobowe[at]muzhp.pl,, rodo@mck.krakow.pl.
Informujemy, że niezależnie od uzgodnień wskazanych w punkcie 3-4 powyżej, osoby których dane osobowe dotyczą mogą wykonywać przysługujące im prawa wynikające z RODO wobec każdego ze Współadministratorów, co oznacza, że żądanie realizacji praw skierowane do każdego ze Współadministratorów jest żądaniem złożonym zgodnie z RODO.

§ 9 Postanowienia końcowe

Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Konferencji na Stronie Konferencji i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odwołania Konferencji. O odwołaniu Konferencji Organizatorzy niezwłocznie poinformują na Stronie Konferencji. Organizatorzy nie będą wobec Uczestników, w tym Prelegentów i Referentów zobowiązani do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu, ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Wydarzeniu, z wyjątkiem zwrotu Opłaty.
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego. Prawem właściwym dla Regulaminu jest prawo polskie.
Niniejszy Regulamin został opracowany w dwóch wersjach językowych- polskojęzycznej i anglojęzycznej, w razie rozbieżności pomiędzy tym wersjami decydująca jest treść Regulaminu opracowanego w języku polskim.
Wszelkie spory podlegać będą jurysdykcji polskich sądów powszechnych właściwych dla siedziby Uniwersytetu.